3 trucos para optimizar la agenda

una de las ocupaciones que me gusta tener justo cuando va a terminar el verano es organizar la agenda, ésa que estrenaré con la vuelta al cole.

sigo en proceso de mejora continua, porque cada año es verdad que le incluyo un «alguito», pero después de probar distintos formatos y estrategias, sí tengo 3 trucos para optimizar la agenda.

y, además, he encontrado la estructura perfecta para mi agenda

si estás organizando la vuelta al cole, igual te puede ayudar. ¿tú cómo lo haces?

la estructura perfecta para mi agenda

lo primero es encontrar la agenda que más se adapta a ti. esto es, la que más encaja con el concepto de agenda que tienes en tu cabeza, y con lo que vas a incluir en ella.

y por incluir, pensemos no solo en lo que quieres anotar sino en cómo quieres luego ver esas notas y que te resulte realmente útil. de lo contrario, la acabarás abandonando en cuestión de semanas.

además, el formato debe ser coherente con cómo la vas a utilizar. no es lo mismo si vas a tenerla siempre en un escritorio, donde vayas a consultarla y actualizarla, que si la vas a llevar de un lado a otro.

así es el formato y estructura de mi agenda este curso:

agenda con calendario escolar. es por el que me rijo de siempre, para mi el año empieza en septiembre.
combinada día vista con semana vista. el descubrimiento de este año, y me parece la ideal,
- porque me da la visión global de la semana, a nivel de festivos, viajes, eventos que te cambian un poco el paso…
- y el detalle diario, no muy extenso, pero sí con espacio para poner todo lo que necesito, que pequeñas tragedias diarias tengo unas pocas
- si no hay esta opción, soy de semana vista. las de día se me hacen demasiado largas, que mi vida no es para tanto. además, así voy al grano.
tamaño menor que cuartilla. así sé que me va a caber en el bolso, por muchas cosas que lleve dentro.
- soy de las que necesita llevarla encima, porque en cualquier momento se me ocurre algo que añadir, y sino lo escribo, lo olvidaré seguro.
- y si la tengo a mano, evitaré hacer anotaciones en el móvil que al final sé que olvidaré trasladar
con hojas de notas al final. por si me pilla alguna reunión, acto, evento sin mi cuaderno de notas, otro inseparable.
esquina troquelada para saber en qué día vivo: si no, pongo un marcapáginas

3 trucos para optimizar la agenda

una vez visto el continente, pasemos al contenido. aquí aplico la ley de la mínima expresión. porque todo lo que sale de ahí, al final me genera más «ruido» que otra cosa.

con estos 3 trucos para optimizar la agenda, he conseguido que me sea realmente útil. soy capaz de llevarla al día sin que me quite tiempo y puedo saber qué tengo por hacer de un vistazo.

anoto hora y asunto, sin más.
- no utilizo simbología para distinguir si es cita, tarea, idea…
- tampoco marco si está en curso o completada, no escribo un círculo vacío que luego rellene ni similares
- y si es algo que tengo que hacer ese día, no le pongo hora concreta, pero sí lo encajo en la franja en que considero lo podré hacer.
si la tarea/cita/nota está completada/tratada, la tacho.
- y si la replanifico, lo mismo. así, veo si me quedan cosas pendientes en un día de un vistazo.
clasifico en 4 categorías, con colores
- uso solo cuatro, para poder usar un único boli de colores que pueda llevar encima
- en azul, mis cosas: cenas, charlas, gimnasio (en cuanto lo retome 😅), medicinas…
- en verde, niños: extraescolares, reuniones cole, cumpleaños…
- en rojo, médicos: todas las citas a las que tenga que asistir, sean propias o ajenas
- en negro, casa: si tengo que ir a hacer recados, si me traen la compra online, lavadoras a poner (si no las planifico, siempre se me acumulan)…